Voor een aantal webshops, welke facturen versturen via Moneybird nadat er een succesvolle betaling is gedaan, had ik een probleem waarbij de eindklanten vragen stelde over een ontvangen factuur. "Waarom krijg ik een factuur met een te betalen bedrag erop terwijl ik net heb betaald via iDEAL?".
Tijdens de live sessie van Moneybird op 17 december 2019 gaf Edwin Vlieg (Co-Founder Moneybird, @edwin_v) als tip om dit via een omweg op te lossen. Hierdoor worden de klanten niet in verwarring gebracht met een openstaand bedrag wat wordt vermeld in de email.
Moneybird kan pas betalingen registreren wanneer deze is ingeboekt, of terwijl, de factuur moet eerst verstuurd zijn, daarna kan je pas de betaling toevoegen.
Hoe kan dit opgelost worden?
Om dit probleem te omzeilen kan je facturen ook "handmatig versturen", hierbij zal deze niet richting de klant verstuurd worden en is die dus wel ingeboekt in de administratie. Vervolgens kan je de betaling koppelen, zoals je nu ook doet nadat deze verstuurd is aan de klant aangezien de factuur verstuurd is.
Na het registreren van de betaling bij je factuur wil je natuurlijk dat de klant de factuur ook ontvangt in de email. Hiervoor kan je alsnog de factuur versturen richting de klant via email (of post) zoals hiervoor ook mogelijk was. De klant zal hierdoor zien dat het volledige bedrag van de factuur reeds is voldaan.
Hieronder volgt een opsomming van de stappen om een Mollie betaling toe te voegen aan de factuur alvorens de klant de factuur ontvangt.
- betaling in Mollie starten
- betaling is voltooid, maak een factuur aan
- verstuur de factuur via "handmatig versturen"
- voeg de betaling toe (inclusief het Mollie transactie id, start met "tr_")
- verstuur de factuur via "email versturen"